В Україні дозволили електронні транспортні накладні
З 12 липня електронні товарно-транспортні накладні (ТТН) офіційно законні. Тепер є можливість відправляти ТТН і супутні документи в електронному вигляді, а друкувати тільки один паперовий примірник для служб, які здійснюють контроль за перевезеннями
Про це повідомляє biz.nv.ua
Десятиліттями вантажні перевезення в Україні супроводжувалися товарно-транспортними накладними (ТТН) на папері. І навіть компанії-лідери, які переводили свої документи в електронний вигляд, продовжували роздруковувати численні копії ТТН на принтері й підписувати їх від руки. Витрати на друк і папір, помилки в документах, тижні на те, щоб зібрати коректні версії в бухгалтеріях учасників процесу. І в результаті - затримки в оплаті послуг, а іноді й у перевезеннях.
Товарно-транспортна накладна за законом повинна бути підписана всіма учасниками — відправником, перевізником та одержувачем, що фіксує сам факт перевезення. Зазвичай відправник передає документ разом із водієм і отримує назад свій екземпляр. Але далеко не завжди паперовий документ повертається коректно заповненим і вчасно. Якщо ТТН повернулася до відправника з помилками, то її заміна стає проблемою. Підписати виправлений варіант повинні всі, але водій вже не везе вантаж, і потрібно передавати друкований варіант іншими способами, а потім чекати свій екземпляр. Це час і додаткові витрати.
Бізнес сам ініціював відмову від паперової ТТН
Український бізнес, який вже оцінив всі переваги електронних документів, почав говорити про переведення товарно-транспортної накладної в електронний вигляд. У лютому 2018 року Спілка українських підприємців (СУП) провела серед своїх учасників опитування про проблеми регулювання, і однією з озвучених проблем була необхідність використовувати паперову ТТН. А бізнес хотів користуватися електронною версією — е-ТТН.
Ідею підхопили. І вже у травні 2018 року логісти, сервіси для обміну електронними документами, Офіс регулювання реформ, СУП і Асоціація перевізників почали роботу в цьому напрямі. Визначили вектори, зустрілися з профільними державними органами, працювали над редакцією змін до Правил перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні.
Документ пройшов всі етапи розгляду і затвердження, й у кінці червня 2019 року був підписаний Міністерством інфраструктури. 12 липня 2019-го наказ № 413 «Про внесення змін до Правил перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні» набув чинності. Зокрема, він дає можливість відправляти ТТН і супутні документи в електронному вигляді, а друкувати тільки один паперовий примірник для служб, які здійснюють контроль за перевезеннями.
Ринок шукає зручне рішення для обміну електронними ТТН
Яким буде фінальний процес обміну електронними товарно-транспортними накладними, ринок ще обговорює. Компанії намагаються знайти найзручніше рішення. Сподіваюся, що в майбутньому процес буде ідентичним для всіх, незалежно від того, яким сервісом обміну електронними документами користується компанія.
Зараз уже доступний варіант, коли працівник складу формує товарно-транспортну накладну в електронному вигляді у наявній складській системі відправника вантажу і завантажує в сервіс для обміну документами. Тут же друкується один примірник накладної на папері. Електронна ТТН підписується кваліфікованим електронним підписом і надсилається іншим учасникам процесу. Підписаний паперовий документ забирає водій.
На складі одержувача працівник складу приймає товар зі списку накладної та підписує е-ТТН електронним підписом зі свого боку. Якщо є невідповідність, складається акт розбіжностей, який співробітник складу також завантажує в сервіс для обміну документами і «прив'язує» (вказує, що це дочірній документ) до поточної ТТН. Акт підписують працівник складу і водій. Після приймання вантажу і підписання електронна товарно-транспортна накладна цієї ж миті, а не через тиждень або через день, надходить співробітникам фінансової служби компанії одержувача і відправника для оформлення оплати. Доступ до готового документа відразу ж отримує і представник перевізника.
Перевага онлайн-обміну очевидна: підписані документи доступні всім учасникам процесу в той же момент, коли одержувач отримав товар і поставив свій підпис. Це прискорює бізнес-процес, і зокрема розрахунки з перевізником і відправником. А ще компаніям не потрібно думати, де зберігати величезну кількість не лише паперових ТТН, а також супутніх до них актів недостачі, сертифікатів, деталізацій товарного списку і тощо.
У перевезеннях, як і в будь-яких інших сферах діяльності, діджитал-інструменти підвищують ефективність роботи. Бізнесу важливо витрачати на бюрократичні процеси якомога менше ресурсів, швидко закривати угоди, оперативно отримувати розрахунки. Тому компанії готові не тільки впроваджувати технології - вони самі ініціюють необхідні зміни і підказують державі, як змінюватися. Це правильний шлях.
Також читайте: